Un terremoto, un incendio, una inundación o una situación asociada a condiciones climáticas extremas pueden presentarse sin previo aviso. En una empresa, estar preparados para responder ante este tipo de situaciones no significa vivir esperando una emergencia; significa reducir la improvisación y aumentar la capacidad de actuar de manera organizada cuando sea necesario.
Los recientes acontecimientos que hemos vivido en Colombia, desde movimientos sísmicos hasta incendios y diferentes situaciones relacionadas con fenómenos climáticos como El Niño, son una oportunidad para recordar algo fundamental: la gestión del riesgo empieza mucho antes de que ocurra una emergencia.
Y dentro de esa preparación, las brigadas de emergencia empresariales cumplen un papel fundamental.
¿Qué hace realmente
una brigada de emergencias?
Una brigada de emergencias es mucho más que un grupo de colaboradores
que recibe una capacitación ocasional. Es un equipo preparado para apoyar la
respuesta ante diferentes situaciones que puedan poner en riesgo a las
personas, las instalaciones o la operación de una organización.
Su función puede incluir actividades de prevención, preparación,
atención y respuesta, de acuerdo con los riesgos particulares de cada
empresa.
Dependiendo de las características de la organización, sus brigadistas
pueden recibir formación en primeros auxilios, evacuación, prevención y control
de incendios, atención de emergencias y otras áreas relacionadas con la gestión
del riesgo.
Pero para que una brigada pueda responder adecuadamente, necesita algo
más que conocimientos: organización, entrenamiento, protocolos definidos y
herramientas disponibles y en buenas condiciones.
Planificar antes de
la emergencia hace la diferencia
Uno de los principales errores frente a una emergencia es pensar que la
respuesta comienza cuando ocurre el evento.
En realidad, comienza mucho antes.
Una adecuada gestión de emergencias empresariales implica identificar
los posibles riesgos, establecer procedimientos de actuación, definir
responsabilidades y determinar cómo se comunicará la información entre las
personas involucradas.
Preguntas aparentemente sencillas pueden revelar qué tan preparada está
una organización:
- ¿Quién
coordina la brigada?
- ¿Quién
da la orden de evacuación?
- ¿Cómo
se comunica una emergencia?
- ¿Cómo
se contactan los brigadistas entre sí?
- ¿Qué
ocurre si algunas personas no pueden utilizar sus teléfonos celulares?
- ¿Dónde
están los equipos de emergencia?
- ¿Quién
verifica que estén disponibles y funcionando?
- ¿Cuándo
fue el último simulacro?
Tener estas respuestas claras permite pasar de la improvisación a una respuesta
coordinada.
La comunicación
también es parte del sistema de emergencia
En una situación normal, comunicarse dentro de una empresa parece
sencillo. Una llamada, un mensaje de WhatsApp o un correo electrónico suelen
ser suficientes.
Pero durante una emergencia las condiciones pueden cambiar.
Puede existir congestión de las redes móviles, interrupciones del
servicio, zonas con poca cobertura o simplemente demasiadas personas intentando
comunicarse al mismo tiempo.
Por eso, dentro de un plan de emergencias y gestión del riesgo,
es importante definir también los canales de comunicación que utilizará la
organización.
Y aquí los sistemas de radiocomunicación de dos vías pueden
convertirse en una herramienta especialmente valiosa.
¿Por qué utilizar
radios de dos vías en una brigada de emergencia?
Los radios permiten establecer comunicación directa entre los
integrantes de un equipo, sin depender de una llamada telefónica individual
para cada comunicación.
Esto facilita, por ejemplo, que un brigadista pueda informar rápidamente
una situación al equipo correspondiente y que los demás integrantes reciban la
información necesaria para coordinar su respuesta.
Además, dependiendo del sistema y de las condiciones de operación, los
radios pueden ser especialmente útiles en espacios donde la comunicación
celular presenta limitaciones.
Para equipos de seguridad, operaciones y emergencias, contar con un sistema
de comunicación por radio puede facilitar aspectos como:
- Coordinación
entre brigadistas.
- Comunicación
rápida durante una evacuación.
- Reporte
de novedades.
- Coordinación
entre diferentes áreas o zonas de una instalación.
- Comunicación
en lugares donde la cobertura celular es limitada.
- Transmisión
de instrucciones sin necesidad de realizar múltiples llamadas.
La clave está en entender que el radio no reemplaza los protocolos de
emergencia: los complementa.
Un radio guardado
no es un radio disponible
Aquí aparece un punto que algunas organizaciones pasan por alto.
Comprar los equipos de comunicación no significa que ya exista un
sistema de comunicación para emergencias.
Al igual que ocurre con un extintor, un botiquín o cualquier otro
elemento destinado a la atención de una emergencia, los radios deben estar disponibles,
identificados y en condiciones adecuadas de funcionamiento.
Esto implica establecer revisiones periódicas que permitan verificar
aspectos como:
- Estado
general del equipo.
- Funcionamiento
de transmisión y recepción.
- Estado
y disponibilidad de las baterías.
- Cargadores
y accesorios.
- Antenas
y otros elementos.
- Configuración
adecuada de los equipos.
- Cantidad
disponible frente al número de personas que los necesitan.
- Almacenamiento
correcto.
- Conocimiento
de los usuarios sobre su operación.
Una batería descargada en el momento equivocado puede convertir un
equipo perfectamente funcional en un equipo que no está disponible.
La preparación
también incluye el mantenimiento
Los equipos de comunicación deberían formar parte del inventario de
elementos para atención de emergencias y de las revisiones periódicas de la
organización.
Una buena práctica consiste en establecer responsables y frecuencias de
revisión, de manera que no se espere hasta el día de un simulacro —o peor aún,
hasta una emergencia real— para descubrir que un equipo no enciende, una
batería perdió autonomía o un accesorio está deteriorado.
También es recomendable realizar pruebas periódicas de comunicación en
condiciones similares a las que podrían presentarse durante una emergencia.
Porque no basta con saber que los radios funcionan: es necesario
saber que funcionan dentro del entorno en el que serán utilizados.
Capacitación: saber
usar el equipo también es prevención
Un radio puede parecer sencillo de utilizar, pero en una situación de
presión es importante que los brigadistas tengan claro cómo operar el equipo y
cuáles son los protocolos de comunicación.
La capacitación debería incluir aspectos básicos como encendido y
apagado, selección del canal correspondiente, transmisión, recepción, uso
adecuado del botón PTT y protocolos establecidos para comunicar una situación.
También es importante definir previamente qué información debe
transmitirse, a quién y de qué manera.
Un mensaje breve, claro y preciso puede ser mucho más útil durante una
emergencia que una comunicación extensa o confusa.
¿Qué deberían tener
en cuenta las empresas al elegir sus equipos?
Para quienes participan en decisiones de compras, seguridad y salud
en el trabajo, operaciones o gestión del riesgo, elegir un sistema de
radiocomunicación no debería reducirse a comparar precios o características
técnicas en una ficha.
Es importante analizar el contexto real de la organización.
El tamaño de las instalaciones, cantidad de usuarios, distancia que
deben cubrir, condiciones ambientales, actividades desarrolladas y necesidades
de comunicación son algunos de los factores que pueden determinar qué tipo de
solución resulta más conveniente.
También es importante considerar el soporte técnico, disponibilidad de
accesorios, baterías y mantenimiento a largo plazo.
Una buena decisión de compra no es necesariamente adquirir el equipo más
sofisticado, sino encontrar una solución que responda realmente a las
necesidades de comunicación de la organización.
Prepararse
también es comunicar
Hablar de emergencias no es ser alarmistas, es ser responsables. Una
brigada preparada cuenta con personas capacitadas, protocolos claros y
herramientas disponibles para actuar cuando sea necesario.
Y entre esas herramientas, una comunicación confiable puede
marcar la diferencia.
Planificar, entrenar, revisar y mantener los equipos listos es parte de
estar preparados
En Doble Vía Comunicaciones entendemos que una comunicación efectiva es
parte fundamental de la operación de muchos equipos. Por eso, acompañamos a las
organizaciones en la búsqueda de soluciones de radiocomunicación empresarial
que se adapten a sus necesidades y contribuyan a mantener conectados a sus
equipos cuando la comunicación realmente importa.
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